Aufbewahrungspflicht für Unternehmer

Es heißt als Grundregel, diese Unterlagen sind im Original 7 Jahre aufzubewahren. Dies bedeutet, dass im Jänner 2019 die Unterlagen von 2011 vernichtet werden können. Bei Betrieben mit abweichendem Wirtschaftsjahr beginnt die Frist erst Ende des Kalenderjahres zu laufen. Zusätzlich gibt es jedoch Sonderbestimmungen, zum Beispiel im Umsatzsteuergesetz. Unterlagen im Zusammenhang mit Grundstücken im Sinne des §2 Grunderwerbsteuergesetzes sind 22 Jahre aufzubewahren. Die 7 Jahre können auch verlängert werden, falls die Unterlagen in einem anhängigen Verfahren im Zusammenhang mit der Abgabenerhebung benötigt werden.

Was bedeutet aber nun die Aufbewahrung im Original? Belege können sowohl in Papierform, als auch elektronisch, oder mit optischen Archivierungssystemen aufbewahrt werden. Es ist bei einer elektronischen Aufbewahrung nur darauf zu achten, dass diese vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist jederzeit vollständig, geordnet, inhaltsgleich und urschriftgetreu wiedergegeben werden können.

Sollten die Belege bei einer Betriebsprüfung nicht mehr auffindbar sein, kann die Abgabenbehörde die entsprechenden Beträge schätzen. Ob dies dem Steuerpflichtigen entgegenkommt, bleibt dahingestellt.