Das Fahrtenbuch – Worauf es wirklich ankommt
Ein Fahrtenbuch ist ein zentrales Instrument, um steuerliche Vorteile im Zusammenhang mit der beruflichen Nutzung von Fahrzeugen geltend zu machen. Gleichzeitig ist es auch eine der prüfungsanfälligsten Unterlagen im Rahmen von Betriebsprüfungen oder der GPLB (Gemeinsame Prüfung lohnabhängiger Abgaben). Damit Ihr Fahrtenbuch einer Überprüfung standhält, sollten folgende Punkte beachtet werden:
Warum ist ein Fahrtenbuch wichtig?
Das Fahrtenbuch dient der Dokumentation von beruflich und privat zurückgelegten Fahrtstrecken. Es bildet die Grundlage für:
Steuerfreie Kilometergeldabrechnungen bei Nutzung des Privat-Pkw für Dienstreisen,
Reduzierte Sachbezüge für Firmenfahrzeuge bei nachweislich eingeschränkter Privatnutzung,
Die vollständige Abgrenzung von privaten und beruflichen Fahrten bei Firmen-Pkw ohne Sachbezug.
Fehlerhafte oder unvollständige Fahrtenbücher können zu erheblichen Steuernachforderungen führen.
Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch
Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch muss die folgenden Kriterien erfüllen:
Vollständigkeit und Genauigkeit:
Jede Fahrt muss mit Datum, Start- und Zielort sowie dem Zweck der Reise dokumentiert werden.
Umwege oder alternative Strecken (z. B. Umleitungen) sollten nachvollziehbar erklärt werden.
Sowohl berufliche als auch private Fahrten sind getrennt auszuweisen.
Zeitnahe und manipulationssichere Eintragung:
Einträge müssen zeitnah erfolgen. Nachträglich erstellte Fahrtenbücher wirken oft „wie aus einem Guss“ und werden von Prüfern leicht erkannt.
Elektronische Fahrtenbücher müssen änderungssicher sein oder Änderungen dokumentieren.
Formale Anforderungen:
Zwischenziele sollten in logischer Reihenfolge festgehalten werden.
Verwendete Abkürzungen müssen in einem separaten Verzeichnis erklärt werden.
Kilometerstände müssen realistisch und konsistent mit anderen Dokumenten (z. B. Reparatur- oder Tankbelegen) sein.
Detaillierte Angaben:
Fahrtzwecke wie „Kundenbesuch bei XY, Projektbesprechung“ sollten so konkret wie möglich beschrieben werden.
Adressen von Start- und Zielorten sollten vollständig sein (nicht nur Postleitzahlen).
Häufige Fehler und Beanstandungen
Prüfer achten besonders auf:
Unvollständige Angaben zu Zwischenzielen oder Fahrtzwecken.
Gerundete Kilometerangaben (z. B. immer auf volle 10 km).
Mangelnde Trennung zwischen beruflichen und privaten Fahrten.
Unplausible Kilometerstände (z. B. Endkilometerstand unterhalb des Anfangskilometerstands).
Inkonsistenzen zwischen Fahrtenbuch und anderen Unterlagen wie Tankrechnungen oder Werkstattbelegen.
Fehlerhafte Fahrtenbücher verlieren den Status der Vermutung der Richtigkeit. In diesem Fall wird die Steuerbehörde im Rahmen der freien Beweiswürdigung über die Anerkennung entscheiden.
Besonderheiten bei der Nutzung von Firmenfahrzeugen
Halber und Mini-Sachbezug:
Beim halben Sachbezug ist ein Fahrtenbuch nicht zwingend erforderlich, andere Nachweise wie Reisekostenabrechnungen können genügen.
Für den Mini-Sachbezug (§ 4 Abs. 3 SachbezugswerteVO) ist ein lückenlos geführtes Fahrtenbuch jedoch unverzichtbar.
Kein Sachbezug:
Bei ausschließlich beruflicher Nutzung eines Firmenfahrzeugs kann ein Fahrtenbuch den Nachweis erbringen, dass keine Privatfahrten stattfinden.
Fehlen nachvollziehbare Aufzeichnungen, können Prüfer die Nutzung aufgrund von Indizien (z. B. mangelnde Alternativfahrzeuge) hinterfragen.
Elektronische vs. manuelle Fahrtenbücher
Manuelle Fahrtenbücher sind weiterhin zulässig, solange sie gut lesbar und vollständig sind. Elektronische Fahrtenbücher bieten jedoch Vorteile durch:
Automatisierte Streckenerfassung,
Manipulationsschutz,
Einfache Exportfunktionen für Prüfungszwecke.
Ein Excel-Fahrtenbuch wird von der Finanzverwaltung oft kritisch gesehen, da es leicht manipulierbar ist.
Fazit
Ein gut geführtes Fahrtenbuch kann Ihnen helfen, steuerliche Vorteile zu sichern und rechtliche Risiken zu minimieren. Beachten Sie die detaillierten Anforderungen, um Beanstandungen bei Prüfungen zu vermeiden.
